Une salle de conférence est l’endroit où les innovations sont développées, où les idées sont partagées et où les ententes sont négociées. Avec un aménagement bien conçu, une salle de réunion optimise l’apprentissage des participants, les met à l’aise et suscite la collaboration. Plus important encore, la bonne configuration de la salle de conférence permet d’atteindre l’objectif d’une réunion.
Lorsque vous déterminez le style d’aménagement de votre salle de conférence, vous devez d’abord vous préoccuper des objectifs de la réunion. Par exemple, les séances de remue-méninges bénéficieront d’une présentation différente de celle d’une présentation à participation limitée.
Quelques principes de base communs à tous les agencements de salles de conférence, quel que soit le but de la réunion, sont les suivants :
- Disposition des sièges
- Afficheurs vidéo
- Alimentation électrique
- Éclairage
- Acoustique
- Mobilier, tel qu’un espace de rangement ou des lutrins
- Art et décoration
- Objectifs de l’image de marque
Les trois premiers éléments de cette liste : disposition des sièges, écrans vidéo et alimentation électrique, sont les principaux facilitateurs de la communication dans les salles de réunion et sont sans doute les plus importants. Nous les examinerons de plus près ci-dessous.
Disposition des sièges
La configuration des sièges permet d’attirer l’attention de l’auditoire sur certains points centraux et encourage ou décourage l’interaction avec l’auditoire. Le style d’aménagement de votre salle de conférence dépendra de la taille de l’auditoire et de leur relation les uns avec les autres ainsi que de la présentation. Cinq configurations de sièges populaires sont :
Style salle de conférence
Cette formation met une seule table au milieu de la salle avec les participants assis de tous les côtés. Ce cadre convient aux séances interactives qui nécessitent un espace de travail pour les participants et une ligne visuelle claire entre les participants pour encourager la communication. Il est aussi fréquemment utilisé comme salle de visioconférence.
Forme en U
Placer les tables en forme de U avec des chaises placées à l’extérieur de la table est idéal pour les petits publics de 25 ans ou moins. Ce style d’installation est idéal pour les groupes de discussion avec un présentateur et une présentation vidéo.
Style de salle de classe
Lorsque les participants travailleront sur des ordinateurs portables ou prendront des notes, une configuration de salle de classe est généralement préférable. Des rangées de tables et de chaises sont alignées face à l’avant de la pièce. La configuration d’une salle de classe facilite également le dialogue entre le présentateur et le public.
Style théâtral
Habituellement réservé aux grands groupes qui écoutent un animateur, cette configuration consiste simplement à aligner les chaises en rangées face à l’avant de la salle, sans tables. Les participants n’ont généralement pas besoin d’interagir ou de prendre des notes.
Style banquet
Les événements avec repas assis peuvent bénéficier d’une organisation de banquet qui permet aux participants de partager leur attention entre eux et une présentation. Cette configuration comporte des rangées de tables parallèles les unes aux autres et perpendiculaires à l’avant de la pièce. De cette façon, les participants sont principalement concentrés les uns sur les autres, mais peuvent facilement voir et entendre les informations présentées.
Écrans vidéo
Étant donné ses utilisations essentielles pour le partage de l’information, la collaboration et l’intégration avec les systèmes de téléconférence, un écran vidéo est une exigence dans la plupart des salles de réunion. La taille de l’écran est l’une des premières décisions à prendre lors de la détermination de vos besoins d’affichage et sera en grande partie basée sur les dimensions de la pièce. Un écran LCD grand format peut communiquer efficacement des informations et améliorer l’ambiance d’une petite salle de conférence. Alternativement, les murs vidéo LED ou LCD peuvent remplir un grand espace de conférence, fournissant des images de haute qualité, sans couture, qui ont l’air superbes depuis n’importe quel siège.
Alimentation électrique
L’alimentation électrique est un élément crucial, mais parfois négligé, de la configuration d’une salle de conférence. Moins de choses sont plus frustrantes pendant une réunion que lorsqu’elle est retardée en raison d’une surveillance évitable de l’alimentation électrique. Pour être prêt, assurez-vous que l’alimentation électrique de votre écran vidéo est aussi fiable que possible. Les modèles muraux et d’affichage vidéo Leyard et Planar sont disponibles avec redondance d’alimentation pour assurer un fonctionnement continu. De plus, de nombreux modèles sont conçus avec un contrôle thermique supérieur, permettant un fonctionnement ultra-silencieux sans ventilateur et des points de défaillance réduits. Pour les utilisations critiques, d’autres modèles Leyard et Planar, tels que Clarity Matrix G3, s’appuient sur le Remote Power Supply (RPS). Le RPS dispose de n+1 alimentations redondantes remplaçables à chaud, d’un circuit d’entrée CA redondant, d’un stress thermique minimisé et de capacités de surveillance d’état.
En plus de l’alimentation de l’écran vidéo, il devrait y avoir suffisamment de prises électriques disponibles pour le présentateur et les participants. Il peut être nécessaire d’ajouter plusieurs prises pour une distribution appropriée de l’alimentation sous forme de prises de bureau ou de parafoudres placés stratégiquement dans la pièce. Sécuriser et cacher les câbles de la circulation piétonne est également une bonne idée. Les protecteurs de câbles et les métiers à tisser sont deux façons de regrouper et de protéger les câbles et le câblage, tout en créant un environnement plus sécuritaire et plus propre pour les participants.
